DZIENNIK USTAW
RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ
Warszawa, dnia 17 stycznia 2013 r.
ROZPORZĄDZENIE
MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI
z dnia 20 grudnia 2012 r.
w sprawie nadzoru administracyjnego nad działalnością administracyjną sądów powszechnych
Na podstawie art. 37i ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. – Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz. U. Nr 98, poz. 1070,z późn. zm.1)) zarządza się, co następuje:
Rozdział 1
Przepisy ogólne
§ 1. Rozporządzenie określa:
1) szczegółowy tryb sprawowania nadzoru administracyjnego nad działalnością administracyjną sądów powszechnych, zwanego dalej „nadzorem”;
2) sposób dokumentowania czynności nadzorczych;
3) sposób sporządzania informacji rocznej o działalności sądów na obszarze apelacji, zwanej dalej „informacją roczną”.
§ 2. Czynności nadzorcze powinny być przeprowadzane w sposób sprawny i niezakłócający bieżącej pracy sądu.
§ 3. Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o ustawie, należy przez to rozumieć ustawę z dnia 27 lipca 2001 r. – Prawo o ustroju sądów powszechnych.
Rozdział 2
Nadzór wewnętrzny
§ 4. Prezes sądu apelacyjnego ustala kierunki nadzoru, o których mowa w art. 37b § 3 ustawy, uwzględniając ogólne kierunki wewnętrznego nadzoru, o których mowa w art. 37g § 1 pkt 2 ustawy, i przedstawia je prezesom sądów działających na obszarze apelacji.
§ 5. 1. Prezes sądu apelacyjnego sporządza plan nadzorczy działalności sądu apelacyjnego oraz plany nadzorcze działalności sądów okręgowych działających na obszarze apelacji, a prezes sądu okręgowego – plany nadzorcze działalności sądów rejonowych działających w okręgu sądowym, zwane dalej „planami nadzorczymi”.
2. W razie potrzeby prezes sądu apelacyjnego może zaplanować także czynności nadzorcze, które powinny zostać przeprowadzone w sądach rejonowych działających na obszarze apelacji. W takim przypadku przekazuje prezesom sądów okrę-
gowych informacje o zaplanowanych czynnościach.
3. Prezes sądu okręgowego przedstawia prezesowi przełożonego sądu apelacyjnego plany nadzorcze działalności sądów
rejonowych, uwzględniając w nich czynności nadzorcze, o których mowa w ust. 2. Prezes sądu apelacyjnego w terminie
14 dni może wnieść do planów wiążące uwagi.
4. Przepisy ust. 1–3 stosuje się odpowiednio do zmiany planów nadzorczych.
§ 6. 1. Plany nadzorcze obejmują przeprowadzenie wizytacji, o których mowa w art. 37c ustawy; w razie potrzeby plany
nadzorcze mogą obejmować również przeprowadzenie lustracji.
2. W planach nadzorczych wskazuje się terminy przeprowadzenia poszczególnych czynności nadzorczych oraz prezesa
sądu odpowiedzialnego za ich przeprowadzenie, a w przypadku lustracji – także ich zakres.
§ 7. Przeprowadzenie czynności nadzorczych zarządza się zgodnie z planem nadzorczym lub w razie potrzeby, w szczególności w przypadku stwierdzenia uchybień w działalności administracyjnej sądu.
§ 8. Prezes sądu odpowiedzialny za przeprowadzenie czynności nadzorczej wydaje, w razie potrzeby, zarządzenia zmierzające do usprawnienia toku wewnętrznego urzędowania sądu lub podniesienia efektywności i poziomu kultury organizacji
pracy (zarządzenia nadzorcze).
§ 9. 1. Powierzenie czynności nadzorczej następuje w drodze zarządzenia.
2. W uzasadnionych przypadkach prezes sądu apelacyjnego może zwrócić się do Ministra Sprawiedliwości o zarządzenie przeprowadzenia czynności nadzorczej przez sędziego wizytatora lub inspektora do spraw biurowości z obszaru innej
apelacji. W takim przypadku Minister Sprawiedliwości zwraca się do właściwego prezesa sądu apelacyjnego o wyznaczenie
sędziego wizytatora lub inspektora do spraw biurowości.
§ 10. 1. W zawiadomieniu o wizytacji wydziału sądu, o którym mowa w art. 37c § 6 ustawy, wskazuje się:
1) wizytowany wydział sądu;
2) termin rozpoczęcia wizytacji;
3) sędziego wizytatora (sędziów wizytatorów), któremu powierzono przeprowadzenie wizytacji;
4) sędziów, których praca będzie podlegała ocenie w ramach wizytacji.
2. W ramach wizytacji sędzia wizytator może zwołać naradę w celu omówienia zagadnień będących jej przedmiotem; o naradzie należy poinformować sędziów, o których mowa w ust. 1 pkt 4, nie później niż na 5 dni przed terminem narady.
3. Protokół wizytacji sporządza się w terminie 30 dni od dnia zakończenia wizytacji i przedstawia prezesowi sądu odpowiedzialnemu za jej przeprowadzenie. Odpis protokołu doręcza się prezesowi wizytowanego sądu, a także sędziom, o których mowa w ust. 1 pkt 4.
4. W terminie 21 dni od dnia doręczenia odpisu protokołu prezes wizytowanego sądu oraz, za jego pośrednictwem, sędziowie, o których mowa w ust. 1 pkt 4, mają prawo zgłosić na piśmie uwagi i zastrzeżenia do treści protokołu.
5. Sędzia wizytator ma obowiązek ustosunkowania się na piśmie do zgłoszonych uwag i zastrzeżeń w terminie wskazanym przez prezesa sądu odpowiedzialnego za przeprowadzenie wizytacji. Stanowisko sędziego wizytatora doręcza się prezesowi wizytowanego sądu, który niezwłocznie umożliwia zapoznanie się z jego treścią sędziom, o których mowa w ust. 1 pkt 4.
6. W razie potrzeby odpis protokołu wizytacji doręcza się referendarzom sądowym wizytowanego wydziału; w takim wypadku przepisy ust. 4 i 5 stosuje się odpowiednio.
7. Prezes sądu odpowiedzialny za przeprowadzenie wizytacji może zwołać naradę w celu omówienia wyników wizytacji, w szczególności w przypadku gdy wyniki wizytacji wskazują na konieczność wydania zarządzeń nadzorczych. Naradę przeprowadza się z udziałem sędziego wizytatora bądź sędziów wizytatorów, o których mowa w ust. 1 pkt 3, prezesa wizytowanego sądu oraz sędziów i referendarzy sądowych wizytowanego wydziału. Z przebiegu narady sporządza się protokół.
8. Uwagi i zastrzeżenia, o których mowa w ust. 4, stanowisko sędziego wizytatora, o którym mowa w ust. 5, oraz protokół narady, o której mowa w ust. 7, załącza się do protokołu wizytacji.
§ 11. 1. O wizytacji sądu zawiadamia się prezesa sądu co najmniej na 30 dni przed przystąpieniem do jej przeprowadzenia.
2. Do wizytacji sądu przepisy § 10 stosuje się odpowiednio.
§ 12. 1. Zarządzenia nadzorcze przedstawia się prezesowi wizytowanego sądu, wskazując termin przedstawienia informacji o sposobie ich wykonania.
2. Protokół wizytacji, zarządzenia nadzorcze oraz informację o sposobie ich wykonania przedstawia się niezwłocznie właściwemu kolegium sądu.
§ 13. Jeżeli odpowiedzialnym za przeprowadzenie wizytacji był prezes sądu okręgowego, protokół wizytacji oraz informację o zarządzeniach nadzorczych i sposobie ich wykonania, a także stanowisko kolegium sądu przedstawia się niezwłocznie prezesowi sądu apelacyjnego. Prezes sądu apelacyjnego, w razie potrzeby, może wydać własne zarządzenia nadzorcze. Przepis § 12 ust. 1 stosuje się odpowiednio.
§ 14. O lustracji przeprowadzanej zgodnie z planem nadzorczym zawiadamia się prezesa sądu, a w przypadku lustracji wydziału sądu – także przewodniczącego wydziału, co najmniej 14 dni przed przystąpieniem do jej przeprowadzenia. Do lustracji przepisy § 10, 12 i 13 stosuje się odpowiednio.
§ 15. 1. O kontroli działalności sekretariatu wydziału, o której mowa w art. 37b § 1 pkt 2 ustawy, zawiadamia się przewodniczącego wydziału oraz kierownika sekretariatu wydziału co najmniej 7 dni przed przystąpieniem do jej przeprowadzenia. W zawiadomieniu wskazuje się:
1) kontrolowany sekretariat sądowy;
2) termin i zakres kontroli;
3) osobę (osoby), której powierzono przeprowadzenie kontroli.
2. Prezes sądu rejonowego może zwrócić się do prezesa sądu okręgowego o wyznaczenie inspektora (inspektorów) do spraw biurowości w celu przeprowadzenia kontroli działalności sekretariatu wydziału w podległym mu sądzie.
3. Protokół kontroli działalności sekretariatu sporządza się w terminie 30 dni od dnia zakończenia kontroli i przedstawia prezesowi sądu odpowiedzialnemu za jej przeprowadzenie; odpis protokołu doręcza się kierownikowi sekretariatu oraz przewodniczącemu wydziału, którzy w terminie 7 dni mają prawo zgłosić na piśmie uwagi i zastrzeżenia do treści protokołu. Przepisy § 10 ust. 5 stosuje się odpowiednio.
4. Jeżeli prezes sądu apelacyjnego zarządza przeprowadzenie kontroli działalności sekretariatu wydziału w sądzie okręgowym lub sądzie rejonowym działającym na obszarze apelacji albo prezes sądu okręgowego zarządza przeprowadzenie takiej kontroli w sądzie rejonowym działającym w okręgu sądowym, zawiadomienie o planowanej kontroli oraz odpis protokołu kontroli doręcza się prezesowi kontrolowanego sądu. W takim przypadku prezesowi tego sądu przysługuje także prawo zgłoszenia uwag i zastrzeżeń, o których mowa w ust. 3. Przepisy § 12 ust. 1 i § 13 stosuje się odpowiednio.
5. Do kontroli działalności sekretariatów zespołów kuratorskiej służby sądowej przepisy ust. 1–4 stosuje się odpowiednio.
§ 16. Badanie sprawności postępowania w poszczególnych sprawach przeprowadza się w szczególności przy wykorzystaniu elektronicznych systemów ewidencyjnych.
Rozdział 3
Nadzór zewnętrzny
§ 17. Minister Sprawiedliwości co najmniej raz w roku zwołuje naradę z prezesami sądów apelacyjnych w celu omówienia zagadnień związanych ze sprawowaniem nadzoru.
§ 18. 1. Ogólne kierunki wewnętrznego nadzoru, o których mowa w art. 37g § 1 pkt 2 ustawy, ustala się, uwzględniając w szczególności wyniki analizy informacji rocznych.
2. Ogólne kierunki wewnętrznego nadzoru mogą obejmować także odrębne zalecenia odnoszące się do działalności sądów na obszarze poszczególnych apelacji lub okręgów sądowych.
§ 19. 1. Rozpatrzenie informacji rocznej następuje nie później niż do końca września każdego roku.
2. Minister Sprawiedliwości może zarządzić uzupełnienie informacji rocznej lub złożenie pisemnych wyjaśnień do przedstawionej informacji rocznej.
3. O przyjęciu informacji rocznej albo odmowie jej przyjęcia oraz przyczynach odmowy zawiadamia się niezwłocznie prezesa sądu apelacyjnego.
§ 20. W ramach kontroli wykonywania obowiązków nadzorczych przez prezesów sądów apelacyjnych Minister Sprawiedliwości może żądać od prezesa sądu apelacyjnego przedstawienia, w zakreślonym terminie, informacji lub dokumentów dotyczących wykonywania tych obowiązków, a w uzasadnionych przypadkach – także akt spraw sądowych.
§ 21. Minister Sprawiedliwości może żądać od prezesa sądu przedstawienia, w zakreślonym terminie, informacji lub dokumentów, w tym akt spraw sądowych, niezbędnych do wykonywania zadań związanych z reprezentowaniem Rzeczypospolitej Polskiej przed Europejskim Trybunałem Praw Człowieka w zakresie spraw dotyczących działalności sądów powszechnych.
§ 22. 1. W zarządzeniu o przeprowadzeniu lustracji, o którym mowa w art. 37g § 2 ustawy, Minister Sprawiedliwości
poleca prezesowi sądu apelacyjnego wyznaczenie sędziego wizytatora (sędziów wizytatorów) lub inspektora (inspektorów) do spraw biurowości, którym powierza się jej przeprowadzenie. W przypadku zarządzenia przeprowadzenia lustracji przez sędziów wizytatorów z obszaru innej apelacji Minister Sprawiedliwości poleca ich wyznaczenie właściwemu prezesowi sądu apelacyjnego.
2. Na wniosek sędziego wizytatora bądź inspektora do spraw biurowości, a także na wniosek swojego przedstawiciela, Minister Sprawiedliwości może przedłużyć termin przeprowadzenia lustracji lub zmienić jej zakres.
3. Po zakończeniu lustracji prezes sądu apelacyjnego przedstawia Ministrowi Sprawiedliwości protokół lustracji.
4. Przedstawiciel Ministra Sprawiedliwości może, w terminie 14 dni od dnia przedstawienia protokołu lustracji Ministrowi Sprawiedliwości, zgłosić uwagi do sposobu przeprowadzenia lustracji lub treści protokołu. Pismo zawierające uwagi załącza się do protokołu.
5. W przypadku zarządzenia przez Ministra Sprawiedliwości uzupełnienia protokołu lustracji prezes sądu apelacyjnego przedstawia uzupełniony protokół w terminie 21 dni od dnia doręczenia żądania.
6. Po przeprowadzeniu lustracji, w razie potrzeby, Minister Sprawiedliwości wydaje zarządzenia nadzorcze i przedstawia je prezesowi sądu apelacyjnego.
7. Do lustracji zarządzonej przez Ministra Sprawiedliwości przepisy § 10, 12 i 13 stosuje się odpowiednio.
Rozdział 4
Sposób dokumentowania czynności nadzorczych oraz sporządzania informacji rocznej
§ 23. 1. Zarządzenia, zawiadomienia, żądania i inne dokumenty sporządzane w związku z czynnościami nadzorczymi wymagają formy pisemnej; dokumenty można doręczać również drogą elektroniczną.
2. Pisma w sprawach, o których mowa w art. 37 § 4 i 8, art. 37e § 1 oraz art. 37g § 5 ustawy, przesyła się w sposób uniemożliwiający zapoznanie się z ich treścią osobom nieuprawnionym.
§ 24. 1. Protokół wizytacji sporządza się z uwzględnieniem specyfiki funkcjonowania wizytowanego wydziału. Wzór protokołu wizytacji jest określony w załączniku nr 1 do rozporządzenia.
2. Protokół kontroli działalności sekretariatu wydziału sporządza się z uwzględnieniem specyfiki funkcjonowania wizytowanego wydziału. Wzór protokołu kontroli działalności sekretariatu wydziału jest określony w załączniku nr 2 do rozporządzenia.
3. Z przebiegu lustracji sporządza się protokół; przeprowadzenie innych czynności nadzorczych dokumentuje się w formie notatki urzędowej.
§ 25. Informację roczną sporządza się w formie pisemnej. Wzór informacji rocznej o działalności sądów na obszarze apelacji jest określony w załączniku nr 3 do rozporządzenia.
§ 26. 1. Prezes sądu rejonowego w terminie do końca stycznia każdego roku przedstawia prezesowi sądu okręgowego dane potrzebne do sporządzenia informacji rocznej.
2. Prezes sądu okręgowego w terminie do dnia 15 lutego każdego roku przedstawia prezesowi sądu apelacyjnego dane potrzebne do sporządzenia informacji rocznej.
3. Prezes sądu apelacyjnego może zażądać od prezesa sądu okręgowego lub prezesa sądu rejonowego uzupełnienia danych. Uzupełnione dane przedstawia się w terminie 7 dni.
Rozdział 5
Przepis końcowy
§ 27. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.2)
Minister Sprawiedliwości: J. Gowin
————————————————————-
1) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2001 r. Nr 154, poz. 1787, z 2002 r. Nr 153, poz. 1271, Nr 213, poz. 1802 i Nr 240, poz. 2052, z 2003 r. Nr 188, poz. 1838 i Nr 228, poz. 2256, z 2004 r. Nr 34, poz. 304, Nr 130, poz. 1376, Nr 185, poz. 1907 i Nr 273, poz. 2702 i 2703, z 2005 r. Nr 13, poz. 98, Nr 131, poz. 1102, Nr 167, poz. 1398, Nr 169, poz. 1410, 1413 i 1417, Nr 178, poz. 1479 i Nr 249, poz. 2104, z 2006 r. Nr 144, poz. 1044 i Nr 218, poz. 1592, z 2007 r. Nr 25, poz. 162, Nr 64, poz. 433, Nr 73, poz. 484, Nr 99, poz. 664, Nr 112, poz. 766, Nr 136, poz. 959, Nr 138, poz. 976, Nr 204, poz. 1482 i Nr 230, poz. 1698, z 2008 r. Nr 223, poz. 1457, Nr 228, poz. 1507 i Nr 234, poz. 1571, z 2009 r. Nr 1, poz. 4, Nr 9, poz. 57, Nr 26, poz. 156 i 157, Nr 56, poz. 459, Nr 157, poz. 1241, Nr 178, poz. 1375, Nr 219, poz. 1706 i Nr 223, poz. 1777, z 2010 r. Nr 182, poz. 1228 i Nr 205, poz. 1364, z 2011 r. Nr 109, poz. 627, Nr 126, poz. 714 i Nr 203, poz. 1192 oraz z 2012 r. poz. 637, 672 i 1544.
2) Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 25 października 2002 r. w sprawie trybu sprawowania nadzoru nad działalnością administracyjną sądów (Dz. U. Nr 187, poz. 1564 oraz z 2003 r. Nr 105, poz. 993), które utraciło moc z dniem 28 marca 2012 r. w związku z art. 25 ustawy z dnia 18 sierpnia 2011 r. o zmianie ustawy – Prawo o ustroju sądów powszechnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 203, poz. 1192).
